6 giờ 45, anh Phúc nhìn hai cửa hàng cùng bán đồ gia dụng nhưng kiểm hàng theo hai kiểu. Điểm Trần Phú đang mở từng thùng để đếm máy xay, còn điểm Lê Lợi chỉ quét nhãn thùng rồi thấy ngay 12 chiếc thuộc lô nào.
Cả hai cùng nhận hàng từ một kho tổng và nằm trong chuỗi tám điểm bán. Chênh lệch nằm ở cách gắn mã thùng với phiếu chuyển kho. Anh Phúc được giao thử tạo mã QR sản phẩm để mỗi lần quét trả về đúng lô, điểm nhận và trạng thái tồn.
Buổi sáng anh Phúc tìm ra chỗ dữ liệu bị đứt
Kho đang in nhãn chỉ có tên hàng và số lượng. Khi thùng tới cửa hàng, nhân viên nhập lại mã SKU từ phiếu giấy. Một ký tự sai khiến 12 máy xay MX210 bị ghi thành MX201, trong khi phần mềm vẫn báo thừa lô cũ.
Ở điểm Lê Lợi, nhân viên tự làm bảng mã nội bộ từ trước. Nhãn mở một dòng trong Google Sheet có số thùng và nơi nhận. Cách này nhanh hơn, nhưng ai có link cũng sửa được và file đã có gần 9.000 dòng.
Anh Phúc chốt cần một mã định danh trên thùng, còn tồn kho vẫn nằm trong hệ thống quản lý. QR chỉ mang URL hoặc mã kiện. Số lượng, lịch sử quét và trạng thái chuyển đi được máy chủ trả về theo quyền của người dùng.
Chiều thứ Hai, đội kho đặt tên cho từng kiện hàng
Mỗi thùng nhận mã dạng WH01-260828-0047. WH01 là kho tổng, sáu số giữa là ngày đóng, bốn số cuối là thứ tự kiện. Mã ấy không lặp giữa các lô và được in cả dạng chữ dưới ô vuông.
Phiếu chuyển kho gắn kiện với điểm bán, ví dụ ST05. Khi nhân viên điểm 05 quét, màn hình hiển thị 12 máy xay MX210, tình trạng “đang giao” và nút xác nhận nhận đủ. Nếu mã được quét ở ST03, hệ thống cảnh báo sai đích.
- Mã kiện xác định thùng vật lý.
- Mã SKU xác định loại sản phẩm bên trong.
- Mã điểm bán xác định nơi được quyền nhận.
- Mã phiếu chuyển gom nhiều kiện trên cùng chuyến xe.
Kho không nhét toàn bộ danh sách hàng vào QR vì nội dung có thể thay đổi khi tách kiện. URL ổn định giúp dữ liệu trên hệ thống được sửa sau kiểm đếm mà nhãn vẫn dùng được.
Hệ thống cũng khóa quan hệ giữa kiện cha và kiện con. Một thùng đã tách không được xác nhận nguyên vẹn ở điểm nhận. Báo cáo tổng cộng số lượng từ các kiện con, rồi so với số lượng trên phiếu xuất ban đầu.
Ngày in thử, nhóm tạo mã QR sản phẩm cho 40 thùng
Anh Phúc lấy URL kiện đầu rồi dùng công cụ này trên trình duyệt. Trang cho tạo miễn phí, gắn logo, xuất PNG hoặc SVG và có cả VietQR; bộ phận nhãn chọn SVG để in rõ trên tem 50 x 35 mm.
File lưu theo mã kiện, không theo tên sản phẩm. Nhãn có QR cạnh 24 mm, dòng mã chữ và tên điểm nhận cỡ lớn. Vùng trắng quanh mã được giữ sạch để máy Zebra TC21 đọc khi thùng còn trên pallet.
Ca thử lấy 40 thùng chia cho hai điểm bán. Nhân viên quét một mẫu từ đầu, giữa và cuối cuộn tem trước khi dán. Sau đó kho ghép mã kiện với phiếu chuyển bằng máy cầm tay, tránh chọn cửa hàng từ danh sách dài trên màn hình.
Chiếc tem dán ở mặt hông, cao hơn mép pallet 15 cm và không nằm trên đường băng keo. Khi chồng ba lớp thùng, nhân viên vẫn đưa máy quét vào được mà không phải dỡ kiện.
Tuần kế tiếp, tám điểm bán nhận hàng theo cùng nhịp
Xe đến ST05 lúc 8 giờ 20. Nhân viên quét mã phiếu chuyển để mở danh sách 18 kiện, rồi quét từng thùng khi đưa qua cửa kho. Màn hình chuyển màu xanh với kiện đúng, màu đỏ nếu kiện thuộc cửa hàng khác.
Thùng móp được đánh dấu “chờ kiểm” kèm ảnh, chưa cộng vào tồn sẵn bán. Kiện đủ hàng chuyển sang “đã nhận” và cộng số lượng theo SKU. Quản lý nhìn báo cáo biết xe còn thiếu hai kiện trước khi tài xế rời điểm.
Sau bảy ngày, thời gian nhận trung bình một chuyến giảm từ 31 phút xuống 18 phút. Có ba thùng bị đưa nhầm xe, hệ thống phát hiện ngay lần quét đầu. Trước kia, lỗi này thường chỉ lộ lúc cửa hàng kiểm cuối ngày.
Kho tổng cũng thấy tồn đang đi đường tách khỏi tồn sẵn xuất. Báo cáo không còn cộng một thùng vào cả kho gửi lẫn cửa hàng nhận trong khoảng xe di chuyển.
Hàng trả về đi theo chiều ngược nhưng dùng bản ghi mới. Cửa hàng chọn lý do trả, chụp tình trạng và in nhãn RT-ST05-0082. Kho tổng quét lúc nhận để chuyển sản phẩm vào khu kiểm, chưa cộng thẳng vào tồn bán được.
Đội vận hành tính lại 64 chuyến của tháng. Với 13 phút giảm trên mỗi lần nhận, tám cửa hàng tiết kiệm tổng cộng 832 phút. Báo cáo này giúp anh Phúc biết tuyến nào vẫn chậm, thay vì chỉ nhìn số lượt quét.
Cuối tháng, các điểm bán hỏi gì về cách quét mới?
Thùng có nhiều mã của nhà sản xuất thì quét mã nào?
Nhân viên quét nhãn có tiền tố WH01 và tên điểm nhận. Kho dán nhãn ở vị trí cố định, đồng thời in khung màu để phân biệt với barcode của hãng.
Mạng cửa hàng mất thì có nhận hàng được không?
Máy cầm tay lưu tạm mã kiện cùng giờ quét và người nhận. Khi mạng trở lại, dữ liệu đồng bộ theo thứ tự; quản lý chưa cho bày bán tới khi màn hình xác nhận đủ.
Tách một thùng cho hai điểm bán xử lý thế nào?
Kho mở kiện, tạo hai mã kiện con và hủy trạng thái nhãn cha. Mỗi kiện con có số lượng cùng đích nhận riêng, nhờ vậy tổng lô vẫn cân.
Anh Phúc giữ báo cáo tuần để theo dõi thời gian nhận, kiện sai đích và lượt quét lại. Cách tạo mã QR sản phẩm chỉ phát huy khi mã vật lý nối đúng bản ghi tồn kho và quyền của điểm bán. Hãy thử trên một tuyến, khóa quy tắc đặt mã rồi mới mở cho đủ tám cửa hàng.
Sau tháng đầu, kho đưa quy tắc mã kiện vào tài liệu đào tạo ca mới. Một kiện thiếu nhãn bị giữ tại khu chờ, người nhận không tự viết mã thay thế. Dấu kiểm soát nhỏ ấy giữ dữ liệu giữa kho tổng và tám điểm không bị đứt lần nữa.
