Top 5 điều cần biết về kinh nghiệm xuất nhập khẩu là những bài học chúng tôi luôn dành cho khách hàng trước khi họ bắt tay vào lô hàng đầu tiên. Bởi vì phần lớn cú lỗ đầu đời của người mới đều bắt nguồn từ năm nhóm vấn đề này: chọn sai đường hàng, bỏ sót chi phí ẩn, giấy tờ không khớp, dòng tiền đi lệch nhịp, và không chừa thời gian dự phòng cho khâu vận chuyển. Chúng tôi đã hỗ trợ hàng trăm chủ shop từ những lô hàng đầu tiên cho đến khi họ thành thạo, và nhận ra rằng chỉ cần nắm chắc năm điểm này, phần lớn rủi ro sẽ được chặn trước khi nó xảy ra.
Hồi đầu năm, chúng tôi đồng hành cùng một chị chủ shop mỹ phẩm ở Hà Nội trong lô hàng đầu tay. Chị đặt 200 chiếc máy tạo ẩm mini từ Quảng Châu, giá nhập khoảng 65.000 đồng một chiếc. Chị dự tính bán 150.000 đồng nên cảm giác lãi chừng 40%. Mọi thứ có vẻ ổn cho tới khi hàng về kho.
Chị mới ngã ngửa vì tiền hàng một đằng, tiền vận chuyển nội địa Trung Quốc lại một nẻo. Máy tạo ẩm cồng kềnh, thùng hàng chiếm chỗ nhiều nên cước quốc tế tính theo thể tích đội lên gấp rưỡi dự tính. Cộng thêm thuế nhập khẩu và hai ngày lưu kho vì giấy tờ chưa khớp, lô đó chị lỗ gần 7 triệu. Con số không lớn với người làm lâu năm, nhưng với người mới thì đó là bài học khá đắt. Gốc rễ của mấy cú lỗ kiểu này thường giống nhau: thiếu kiến thức nền về luồng hàng hoá, giấy tờ và dòng tiền. Hàng đi từ xưởng Trung Quốc tới kho Việt Nam phải qua nhiều chặng, mỗi chặng một loại phí. Dòng tiền cũng không đi một lần mà chia theo cọc, theo lô, theo xác nhận giao hàng.
Điều 1: Phân biệt chính ngạch và tiểu ngạch trước khi đặt cọc
Đây là quyết định đầu tiên và cũng ảnh hưởng nhiều nhất tới chi phí lẫn rủi ro của cả lô hàng. Chính ngạch là đường hàng chính thức, qua cửa khẩu có tờ khai hải quan đầy đủ, đóng thuế theo quy định và có hoá đơn chứng từ. Tiểu ngạch là đường mua bán trao đổi cư dân biên giới. Thủ tục gọn hơn, hàng gom theo chuyến và cước thường rẻ hơn.
Cách chúng tôi chọn khi tư vấn cho khách khá đơn giản. Hàng giá trị nhỏ, số lượng ít, bán online lẻ thì tiểu ngạch hợp lý vì chi phí ban đầu thấp. Ngược lại, hàng giá trị lớn hoặc bạn cần hoá đơn VAT để xuất cho khách doanh nghiệp thì phải đi chính ngạch. Không có hoá đơn đầu vào, bạn không thể xuất hoá đơn đầu ra. Khách B2B sẽ không chấp nhận điều đó.
Người bán online nhỏ lẻ, mới khởi nghiệp, vốn vài chục triệu thì tiểu ngạch dễ thở hơn. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có mã số thuế, cần chứng từ sạch để làm sổ sách thì chính ngạch gần như là bắt buộc. Quy mô càng lớn, yêu cầu chứng từ càng cao.
Hạn chế thật của từng đường thì phải nói thẳng. Tiểu ngạch rủi ro bị giữ hàng ở cửa khẩu khi chính sách biên giới thay đổi đột ngột. Các mặt hàng nhạy cảm như nông sản hay thực phẩm dễ dính nhất. Hàng có thể nằm bãi vài ngày, thậm chí cả tuần. Chính ngạch an toàn hơn về pháp lý nhưng cần thời gian chuẩn bị giấy tờ. Bạn cũng phải đủ năng lực tài chính để ứng thuế trước khi hàng về. Muốn hiểu rõ quy trình chính thức, bạn đọc bài về thủ tục nhập khẩu hàng Trung Quốc cần giấy tờ gì để nắm từng loại chứng từ.
Điều 2: Bóc tách đủ các loại chi phí ẩn trong một lô hàng
Giá nhà cung cấp báo chỉ là phần nổi của tảng băng. Phần chìm mới là chỗ dìm chết người mới. Chúng tôi vẫn nói với khách rằng đừng bao giờ lấy giá hàng nhân số lượng rồi cộng 20-30% là ra giá vốn. Cách tính đó thiếu ít nhất ba khoản phí có thể phát sinh.
Ngoài giá hàng tại xưởng, bạn còn phải tính phí vận chuyển nội địa Trung Quốc từ xưởng tới kho gom hàng. Khoản này tính theo cân hoặc theo khối. Người mới rất hay bỏ qua. Tiếp đến là phí vận chuyển quốc tế, thứ khiến ai cũng bất ngờ trong lần đầu làm hàng.
Điểm cần nhớ: phí vận chuyển quốc tế tính theo thể tích quy đổi. Nghĩa là so sánh giữa cân nặng thực và thể tích chiếm chỗ, bên nào cao hơn thì tính theo bên đó. Một thùng xốp đựng đồ nhẹ nhưng to sẽ bị tính phí nặng hơn cả thùng sắt nhỏ. Đây là lý do hàng cồng kềnh như máy tạo ẩm, chậu cây hay đồ gia dụng lớn thường đội phí khủng khiếp.
Chưa hết, thuế nhập khẩu tính theo mã HS của từng mặt hàng với mức khác nhau. Nhiều người không tra trước nên tới lúc hàng về mới biết. Rồi phí kho bãi, lưu container tính theo ngày, chỉ phát sinh khi bạn chậm nhận hàng. Nhóm hàng thực phẩm, nông sản, thiết bị điện còn thêm phí kiểm dịch, kiểm định mà hàng thông thường không có. Với mặt hàng điện tử, bạn nên tra trước thuế nhập khẩu hàng điện tử từ Trung Quốc để ước lượng con số sát thực tế.
Khi chọn đối tác vận chuyển, tiêu chí của chúng tôi gói gọn trong hai chữ: minh bạch. Bảng giá phải ghi rõ từng khoản. Phụ lục hợp đồng phải nêu trường hợp nào phát sinh phí nào. Đối tác có hợp đồng rõ ràng thường không rẻ nhất, nhưng họ không để bạn bị động. Giá rẻ bất thường thường là bẫy phí ẩn. Một đơn vị báo cước chỉ bằng 60% mặt bằng chung nên khiến bạn đặt dấu hỏi ngay. Khả năng cao họ sẽ thu thêm lúc hàng về, và bạn không còn lựa chọn nào khác.
Để dễ hình dung, bạn thử tính nhanh một lô hàng may mặc 100kg. Giá hàng tại xưởng có thể chỉ 30 triệu. Nhưng cộng phí nội địa Trung Quốc, cước quốc tế, thuế, phí khai thuê, phí giao nội địa Việt Nam, con số có thể lên 40-42 triệu. Chênh lệch đó chính là phần bạn phải tính vào giá bán ngay từ đầu.
Điều 3: Chuẩn bị giấy tờ và thủ tục hải quan đúng ngay từ đầu
Giấy tờ là khâu khiến hàng nằm kho lâu nhất. Mỗi ngày hàng nằm bãi là mỗi ngày tiền lưu kho chảy ra. Chưa kể rủi ro hàng hỏng hoặc mất mát. Bộ chứng từ cơ bản cho một lô hàng nhập khẩu thường gồm hợp đồng thương mại giữa hai bên, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói liệt kê từng mặt hàng và số lượng, vận đơn do đơn vị vận chuyển phát hành, và tờ khai hải quan do người khai lập.
Nếu bạn mới làm lần đầu, thuê dịch vụ khai thuê hải quan là phương án chúng tôi khuyên. Tiêu chí chọn không phải giá rẻ mà là kinh nghiệm với đúng mặt hàng của bạn. Một đơn vị từng thông quan thiết bị điện tử sẽ xử lý nhanh hơn đơn vị chỉ quen hàng may mặc. Đơn giản vì họ biết mã HS nào áp cho sản phẩm và cần giấy kiểm định gì. Hỏi thẳng về thời gian thông quan cam kết cũng là cách sàng lọc nhanh.
Tự làm hải quan có thể tiết kiệm vài triệu phí dịch vụ, nhưng dễ sai sót nếu chưa quen. Khai sai mã HS, khai thiếu phụ lục, hoặc chứng từ không khớp nhau sẽ khiến tờ khai bị trả lại. Bạn xếp hàng lại từ đầu. Với người đã làm vài chục lô thì không sao, còn lô đầu tiên thì nên thuê hoặc nhờ người quen hướng dẫn. Chi phí dịch vụ khai thuê cho một lô cá nhân thường rơi vào khoảng 1-3 triệu đồng tuỳ độ phức tạp. Đổi lấy sự an tâm là hợp lý.
Một lưu ý khác: chứng từ hai đầu phải khớp nhau ngay từ khi đàm phán. Tên hàng, số lượng, đơn giá trên hợp đồng, hoá đơn và phiếu đóng gói nên thống nhất. Chỉ cần một chỗ lệch tên hàng giữa hợp đồng và hoá đơn, hải quan có quyền giữ lô lại để xác minh. Thời gian chờ đợi khi đó không hề nhỏ.
Có một lỗi khác ít được nhắc nhưng rất phiền: tên hàng ghi bằng tiếng Trung trên chứng từ gốc chưa dịch đúng sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Hải quan cần tên hàng rõ ràng để tra mã HS. Nếu bản dịch mơ hồ, tờ khai dễ bị yêu cầu giải trình thêm. Chúng tôi khuyên bạn chuẩn hoá tên hàng với nhà cung cấp ngay từ khi chốt đơn, chụp lại toàn bộ mẫu chứng từ gốc để đối chiếu khi cần.
Điều 4: Quản lý dòng tiền và phương thức thanh toán an toàn
Tiền đi sai cách là nguyên nhân số một khiến người mới mất tiền mà không đòi được. Có ba hình thức thanh toán phổ biến khi giao dịch với nhà cung cấp Trung Quốc, mỗi cách có đặc điểm riêng.
Chuyển khoản ngân hàng quốc tế là cách truyền thống, an toàn về pháp lý nhưng phí cao và tỷ giá thường kém. Ví điện tử Trung Quốc như WeChat Pay hoặc Alipay thì nhanh, phí thấp, nhưng bạn cần tài khoản và người đứng tên hợp lệ. Đôi khi giao dịch bị treo nếu hệ thống nghi ngờ. Thanh toán qua đơn vị trung gian là cách nhiều chủ shop chọn vì cân bằng được tốc độ và chi phí, miễn là chọn đúng đơn vị. Để hiểu rõ hơn về kênh này, bạn nên đọc kinh nghiệm chuyển tiền quốc tế thực tế từ người trong nghề.
Tiêu chí chọn của chúng tôi xoay quanh ba điểm: phí thấp, tỷ giá hợp lý, và có xác nhận giao dịch rõ ràng. Tỷ giá hợp lý không có nghĩa là cao nhất, mà là sát giá thị trường và được niêm yết trước khi bạn chuyển. Xác nhận giao dịch rõ ràng nghĩa là bạn nhận được biên nhận có mã giao dịch, số tiền, thời điểm, để tra cứu khi cần. Đây là chỗ nhiều người bỏ qua rồi tới lúc tranh chấp không có gì trong tay.
Cách giảm rủi ro hiệu quả nhất là chia nhỏ thanh toán theo tiến độ giao hàng. Đặt cọc 30%, thanh toán tiếp khi nhà cung cấp gửi ảnh hàng đóng gói xong, và trả nốt khi hàng lên xe hoặc bạn nhận được vận đơn. Nguyên tắc là tiền đi sau hàng, hoặc ít nhất là đi song song. Ai đòi thanh toán 100% trước thì nên cẩn trọng, trừ khi đó là đối tác lâu năm đã tin nhau.
Một kinh nghiệm nữa chúng tôi hay chia sẻ. Bạn nên lập một file theo dõi riêng cho từng lô hàng, ghi rõ ngày chuyển tiền, số tiền, tỷ giá, người nhận. Khi làm nhiều lô cùng lúc, rất dễ lẫn lộn giữa các đơn và nhà cung cấp. File theo dõi giúp bạn đối chiếu nhanh khi cần tra cứu hoặc khi nhà cung cấp nói chưa nhận được tiền.
Điều 5: Chừa thời gian dự phòng cho khâu vận chuyển
Thời gian vận chuyển là biến số khiến nhiều kế hoạch kinh doanh đổ bể. Chúng tôi luôn nhắc khách đừng lên lịch bán hàng sát ngày hàng về. Khoảng đệm an toàn cho một lô hàng từ Trung Quốc về Việt Nam nên là 5-7 ngày ngoài thời gian vận chuyển dự kiến. Vì còn khâu thông quan, bốc xếp và giao nội địa.
Tiêu chí chọn phương án vận chuyển khá rõ. Hàng cần gấp, giá trị cao, hoặc đang mùa bán chạy thì đi đường bay. Cước cao hơn nhưng tính theo cân là chính, và hàng cồng kềnh sẽ rất đắt. Hàng nặng, không gấp, hoặc số lượng lớn thì đi đường biển. Cước rẻ hơn nhiều nhưng thời gian dài. Đường bộ nằm ở giữa, phù hợp với hàng đi tuyến biên giới phía Bắc.
Một lô hàng đi đường bộ từ Quảng Châu về Hà Nội trong điều kiện bình thường thường mất khoảng 3-5 ngày từ lúc xuất kho tới lúc giao tới tay người nhận. Con số này thay đổi theo từng đơn vị và từng thời điểm. Bạn cần xác nhận lại với đơn vị vận chuyển cụ thể thay vì lấy con số chung áp cho mọi lô hàng.
Hạn chế lớn nhất nằm ở mùa cao điểm. Dịp Tết Nguyên Đán, 11/11 hay 12/12, cả hệ thống logistics từ Trung Quốc về Việt Nam đều quá tải. Thời gian có thể kéo dài gấp đôi, thậm chí hơn. Chúng tôi từng chứng kiến lô hàng đi đúng dịp 11/11 mất gần hai tuần mới về. Kế hoạch dự phòng không chỉ là cộng thêm ngày. Bạn còn nên chuẩn bị phương án dự trữ hàng cho khách, hoặc chủ động đẩy đơn lên sớm một tháng trước cao điểm.
Chọn đối tác logistics: nhìn vào lúc có sự cố mới thấy khác biệt
Khi mọi thứ suôn sẻ, đối tác nào cũng giống nhau. Khi có sự cố, khoảng cách giữa đối tác tốt và đối tác tồi lộ ra ngay. Tiêu chí đầu tiên của chúng tôi là tốc độ phản hồi. Một đơn vị trả lời tin nhắn trong vòng 30 phút giờ làm việc thường có quy trình vận hành nghiêm túc. Đơn vị để bạn chờ cả ngày không trả lời thì lúc hàng mất chắc chắn còn tệ hơn.
Hợp đồng rõ ràng và bảo hiểm hàng hoá là hai điểm tiếp theo. Hợp đồng phải ghi rõ trách nhiệm hai bên khi hàng hư hỏng, mất mát, chậm trễ. Bảo hiểm hàng hoá có thể tốn thêm một khoản nhỏ, thường vài phần trăm giá trị hàng. Với lô hàng giá trị lớn thì đây là khoản không nên tiết.
Đánh giá từ khách cũ là nguồn thông tin quý. Bạn hỏi thẳng đơn vị xin vài liên hệ khách đã dùng dịch vụ, rồi gọi hỏi thăm. Đơn vị tự tin sẽ đưa ngay, đơn vị lúng túng là dấu hiệu. Cách nhanh hơn nữa là vào các group chủ shop nhập hàng để nghe phản hồi thực tế.
Ba dấu hiệu cảnh báo phải nhớ: báo giá quá thấp so với mặt bằng, không có địa chỉ văn phòng cụ thể, và yêu cầu chuyển khoản cá nhân thay vì chuyển vào tài khoản công ty. Một sai lầm nữa là tách đơn vị chuyển tiền và đơn vị vận chuyển rời rạc, khiến khi có sự cố không ai chịu trách nhiệm. Điều này khá phổ biến ở người mới. Bạn nên đọc thêm về hàng chính ngạch và tiểu ngạch khác nhau như thế nào để chọn đường hàng phù hợp trước khi cố định đối tác.
Làm việc với nhà cung cấp Trung Quốc: vài bài học xương máu
Làm việc với nhà cung cấp Trung Quốc có những cái bẫy chỉ người đã va mới thấy. Nguyên tắc đầu tiên và không thương lượng: luôn yêu cầu mẫu trước khi đặt số lượng lớn. Ảnh trên 1688 hay Taobao có thể đẹp, nhưng chất lượng thực tế đôi khi khác xa. Một mẫu gửi về tốn vài trăm nghìn tiền cước, nhưng cứu bạn khỏi lô hàng vài chục triệu không bán được.
Điều khoản đổi trả và bồi thường phải ghi rõ trong hợp đồng, không chỉ trao đổi qua chat. Hàng lỗi bao nhiêu phần trăm thì đổi, thời hạn khiếu nại bao lâu, chi phí vận chuyển hàng lỗi do ai chịu. Những điều này nếu chỉ nói miệng thì gần như chắc chắn mất. Nhà cung cấp tử tế sẽ đồng ý ghi vào hợp đồng. Nhà cung cấp lảng tránh là dấu hiệu xấu.
Giữ lại toàn bộ bằng chứng chat, hoá đơn, ảnh hàng trước khi đóng gói. Khi có khiếu nại, bằng chứng là vũ khí duy nhất của bạn. Chúng tôi khuyên khách lưu ảnh chụp màn hình cuộc trò chuyện quan trọng, đặc biệt là những đoạn nhà cung cấp cam kết về chất lượng, số lượng, thời gian giao. Khi tranh chấp nổ ra, bạn cần chứng minh điều gì đã được thoả thuận. Trí nhớ không đủ để làm điều đó.
Có một chuyện ít ai nói với người mới: chiết khấu theo số lượng ở các sàn Trung Quốc thường có ngưỡng. Đặt 50 cái một giá, đặt 200 cái giá khác, đặt 1.000 cái lại khác. Việc hỏi giá theo nhiều mức số lượng giúp bạn thấy đâu là ngưỡng giảm giá thật. Tránh việc đặt quá nhiều trong khi mức chiết khấu không đáng kể. Cách mua hàng trên sàn cũng cần lưu ý, đặc biệt với các sàn có cơ chế đánh giá phức tạp. Bạn nên xem thêm kinh nghiệm mua hàng Tmall chính hãng để phân biệt hàng thật hàng nhái.
Một câu chuyện khác chúng tôi từng gặp. Một anh khách đặt 500 chiếc túi vải bên Quảng Châu, giá rẻ hơn mặt bằng 15%. Anh mừng vì nghĩ mình chốt được kèo thơm. Hàng về, phát hiện đường may lỗi gần một phần ba số lượng. Anh liên hệ lại thì nhà cung cấp nói đã hết hạn khiếu nại. Không hợp đồng, không điều khoản đổi trả, anh đành chấp nhận dọn hàng lỗi bán xả. Bài học ở đây là giá rẻ bất thường thường đi kèm chất lượng bất ổn.
Quy trình 5 bước cho người mới bắt đầu nhập hàng
Đây là quy trình chúng tôi vẫn hướng dẫn khách mới làm theo, đã tinh gọn qua nhiều năm hỗ trợ các chủ shop.
- Bước 1: Xác định rõ ngân sách và mặt hàng. Khoanh vùng số tiền bạn chấp nhận mất nếu lô đầu thất bại, thường nên là con số bạn thấy thoải mái, không phải toàn bộ vốn.
- Bước 2: Tìm nhà cung cấp và đàm phán. So sánh ít nhất ba nhà cung cấp cùng mặt hàng, hỏi giá theo số lượng khác nhau để thấy ngưỡng giảm giá.
- Bước 3: Chọn phương thức vận chuyển và thanh toán. Cân giữa thời gian và chi phí, đồng thời chia nhỏ thanh toán theo tiến độ.
- Bước 4: Theo dõi đơn hàng và làm thủ tục hải quan. Bám sát vận đơn, chuẩn bị chứng từ trước khi hàng tới cửa khẩu để tránh lưu kho.
- Bước 5: Nhận hàng, kiểm tra và đánh giá đối tác. Kiểm đếm ngay khi nhận, ghi nhận lỗi nếu có, và đánh giá để quyết định có làm tiếp hay không.
Điều đáng nói là bước 1 và bước 2 quyết định tới 70% thành bại của cả lô hàng. Nhiều người mới lại dành thời gian cho bước 3 và 4, trong khi hai bước đầu mới là chỗ nên đầu tư công sức. Khi bạn đã chọn đúng mặt hàng, đúng nhà cung cấp, các bước sau chỉ là kỹ thuật vận hành.
Câu hỏi thường gặp về kinh nghiệm xuất nhập khẩu
Kinh nghiệm xuất nhập khẩu quan trọng nhất là gì?
Hiểu rõ dòng chi phí và dòng tiền trong suốt hành trình lô hàng. Giá hàng chỉ là một phần nhỏ, phần lớn rủi ro nằm ở các khoản phí phát sinh và thời điểm thanh toán. Ai nắm được điều này thường tránh được các cú lỗ lớn.
Nhập hàng Trung Quốc lần đầu nên chọn chính ngạch hay tiểu ngạch?
Nếu hàng giá trị nhỏ, số lượng ít và bạn bán online lẻ, tiểu ngạch là điểm khởi đầu hợp lý vì chi phí thấp. Nếu cần hoá đơn VAT hoặc hàng giá trị lớn, hãy chọn chính ngạch ngay từ đầu để tránh rắc rối về sau.
Làm sao để tránh bị lừa khi chuyển tiền cho nhà cung cấp?
Chia nhỏ thanh toán theo tiến độ, yêu cầu xác nhận giao dịch có mã tra cứu, và không bao giờ chuyển 100% trước cho đối tác mới. Kiểm tra kỹ thông tin tài khoản nhận tiền trước khi chuyển.
Thời gian thông quan thường mất bao lâu?
Với hàng chính ngạch đủ giấy tờ, thời gian thông quan thường từ một tới ba ngày làm việc. Con số này phụ thuộc vào mặt hàng, cửa khẩu và mức độ đầy đủ của chứng từ. Bạn nên xác nhận với đơn vị khai thuê cho từng lô cụ thể.
Có nên tự làm thủ tục hải quan hay thuê dịch vụ?
Người mới nên thuê dịch vụ cho vài lô đầu để học quy trình và tránh sai sót. Khi đã quen và nhận thấy chi phí dịch vụ chiếm tỷ trọng đáng kể, bạn có thể cân nhắc tự làm. Tự làm đòi hỏi hiểu mã HS, thuế suất và cách lập tờ khai.
Nếu bạn chỉ muốn nhớ một điều sau khi đọc hết bài này, hãy nhớ điều này: đừng bao giờ quyết định dựa trên giá hàng nhà cung cấp báo. Hãy tự lập một bảng chi phí đầy đủ từ xưởng tới kho của bạn, cộng thêm khoảng đệm cho thời gian và rủi ro, rồi mới tính giá bán. Cách làm này mất thêm nửa tiếng cho mỗi lô hàng, nhưng nó là ranh giới giữa người làm ăn có lãi và người làm không công.
Đội ngũ chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng bạn ở những lô hàng đầu tiên. Từ khâu chọn đường hàng, đàm phán giá, đến chuẩn bị chứng từ và theo dõi vận đơn cho tới khi hàng về tới kho. Bạn có thể tham khảo thêm kinh nghiệm xuất nhập khẩu mà chúng tôi đã đúc kết trong nhiều năm làm nghề, để có thêm góc nhìn trước khi bắt tay vào lô hàng thật.
